Política de Privacidad

Esta política describe qué información recolecta la plataforma del Condominio Horizontal Residencial Caoba, con qué finalidad, por cuánto tiempo se conserva, quién tiene acceso a ella y cómo puede solicitarse su acceso, rectificación o eliminación. Se emite en cumplimiento de la Ley N.° 8968, Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales.

1. Responsable

La información recolectada en esta plataforma constituye información institucional del Condominio Horizontal Residencial Caoba, cédula jurídica 3-109-871133.

La Junta Directiva, en su condición de órgano del condominio, administra la plataforma y define el tratamiento de la información conforme a sus atribuciones.

Punto de contacto: contacto@juntacaoba.com

2. Uso voluntario

El uso de esta plataforma es voluntario. No es requisito para ejercer ningún derecho como persona propietaria, ni para recibir los servicios de la administración del condominio.

Para escribir a la Junta Directiva no se requiere crear una cuenta ni entregar información adicional. El correo contacto@juntacaoba.com está disponible para ese fin.

3. Información que se recolecta

3.1 Cuenta de acceso. Al crear una cuenta se solicita el correo electrónico. Para completar el perfil se solicitan el nombre completo y el número de filial, y de forma opcional un número de teléfono. Las cuentas de las personas propietarias no utilizan contraseña: el acceso se realiza mediante un enlace de un solo uso enviado al correo registrado. Las cuentas internas de los miembros de la Junta Directiva utilizan credenciales gestionadas por el proveedor de autenticación.

3.2 Número de filial. El número de filial es declarado por la propia persona usuaria al completar su perfil y se utiliza para la organización y el seguimiento de las gestiones. La Junta Directiva puede contrastarlo con el registro de propietarios del condominio cuando resulte necesario.

3.3 Solicitudes y consultas. Cuando se ingresa una solicitud se registran el número de filial, el correo de contacto, el contenido de la solicitud y sus adjuntos, la fecha de ingreso y el estado de trámite, junto con las comunicaciones asociadas al caso. Las solicitudes también pueden ingresar por correo a contacto@juntacaoba.com; en ese caso se registran la dirección remitente, el contenido del mensaje y sus adjuntos.

3.4 Encuestas a la comunidad. Las encuestas son confidenciales, no anónimas. Se solicitan el número de filial y la condición de propietario o inquilino, con el único fin de validar la participación (una respuesta por filial y condición) y evitar duplicados. El nombre es opcional. Únicamente cuando la persona indica interés en colaborar en algún proyecto se le solicita un medio de contacto. Las respuestas individuales son de acceso exclusivo de la Junta Directiva; los resultados se comunican únicamente en forma agregada, sin identificación de personas ni de filiales. La participación es estrictamente voluntaria.

4. Finalidad

La información se utiliza exclusivamente para:

• Gestionar y dar seguimiento a las solicitudes dirigidas a la Junta Directiva.
• Comunicar a las personas propietarias los comunicados, actas y documentos institucionales.
• Organizar el acceso a la plataforma y a los canales informativos del condominio.
• Conocer la opinión de la comunidad mediante encuestas y comunicar sus resultados en forma agregada.
• Mantener el registro documental de la gestión de la Junta Directiva.

La información no se utiliza con fines comerciales, publicitarios ni de mercadeo, ni se comercializa, cede o comparte con terceros, salvo lo indicado en el punto 6.

5. Plazos de conservación

La información se conserva por el tiempo necesario para cumplir la finalidad que motivó su recolección y para mantener el registro de la gestión del condominio.

Los documentos que constituyen registro institucional —comunicados, actas y acuerdos— forman parte del archivo del condominio. Las solicitudes y las respuestas de encuestas se conservan mientras resulten útiles para la gestión; sus datos personales pueden eliminarse o anonimizarse cuando ya no exista una razón institucional para conservarlos, o antes a solicitud de la persona interesada.

Las cuentas de acceso se mantienen mientras se conserve la condición de propietario o residente, o hasta que se solicite su eliminación.

6. Acceso y encargados

Acceso interno. A las solicitudes, expedientes y respuestas de encuesta acceden únicamente los miembros de la Junta Directiva en ejercicio. La administración del condominio no tiene acceso a la plataforma ni a la información individual en ella alojada. El administrador técnico de la plataforma —cuya identidad consta en la constancia de titularidad aprobada por la Junta Directiva— accede a la infraestructura únicamente para labores de mantenimiento, soporte y respaldo.

Administración del condominio. La Junta Directiva no traslada solicitudes a la administración. Cuando una consulta corresponde al ámbito operativo, se le indica a la persona usuaria que la dirija a los canales de la administración. Si la administración no resuelve el caso, la Junta Directiva acompaña la gestión de escalamiento, comunicando únicamente la información necesaria para ese fin y con conocimiento de la persona interesada.

Proveedores de infraestructura. La plataforma opera sobre servicios de proveedores de infraestructura tecnológica, que procesan la información por cuenta del condominio y no la utilizan para fines propios.

Terceros. No se entrega información a terceros distintos de los anteriores, salvo requerimiento de autoridad competente.

7. Seguridad

El acceso de las personas propietarias se realiza mediante un enlace de un solo uso enviado al correo registrado; estas cuentas no utilizan contraseña. Cada persona usuaria consulta únicamente la información que le concierne; la información interna de la Junta Directiva no es accesible para las personas usuarias.

La Junta Directiva mantendrá un respaldo periódico de la información institucional en el repositorio documental del condominio. La continuidad de la plataforma no condiciona la disponibilidad de esa información.

8. Derechos de las personas usuarias

Cualquier persona usuaria puede solicitar:

• Acceso a la información que le concierne.
• Rectificación de información incorrecta o desactualizada.
• Eliminación de su cuenta y de la información asociada.
• Retiro de sus respuestas de encuesta, mientras el proceso se encuentre abierto.

Las solicitudes se dirigen a contacto@juntacaoba.com. La Junta Directiva da respuesta en un plazo de hasta 72 horas contadas desde el ingreso de la solicitud por el canal oficial. Cuando la gestión requiera más tiempo, la respuesta indicará el estado del trámite y el plazo estimado para su resolución.

La eliminación no alcanza a los documentos que por su naturaleza constituyen registro institucional del condominio, como actas y comunicados.

9. Menores de edad

La plataforma está dirigida a personas propietarias y sus representantes. No se recolecta información de personas menores de edad de forma deliberada.

10. Cambios a esta política

Cualquier modificación se publica en esta misma página con su fecha de vigencia y número de versión. Las versiones anteriores se mantienen disponibles para consulta.

11. Consultas

Sobre esta política: contacto@juntacaoba.com